Najważniejsze zasady i inspirujące przykłady
Era cyfrowa całkowicie odmieniła sposób, w jaki zawierane są umowy i rezerwacje w branży beauty. Dzięki nowym technologiom klienci mogą teraz rezerwować usługi bez wychodzenia z domu, co daje niespotykane wcześniej możliwości, ale wiąże się także
z pewnymi obowiązkami i odpowiedzialnością po stronie właścicieli salonów. W artykule opiszę, czym są umowy na odległość, jak wygląda kwestia zadatku, a także w jaki sposób ułatwić sobie zarządzanie rezerwacjami. Dowiedz się, jak stosowanie odpowiednich zabezpieczeń może zapewnić ci bezpieczeństwo i stabilność finansową w salonie beauty!
Definicja: Umowy na odległość to wszystkie transakcje zawierane bez fizycznej obecności obu stron. W branży beauty obejmuje to rezerwacje na zabiegi dokonywane zdalnie – przez internet, telefon czy aplikacje rezerwacyjne np. Booksy. Tego typu umowy stają się coraz popularniejsze, ponieważ pozwalają klientom łatwo planować wizyty, a salonom lepiej zarządzać kalendarzem. Podstawy prawne i odpowiedzialność z tytułu zawarcia umowy na odległość reguluje ustawa o prawach konsumenta.
Case study: Przykład krakowskiego salonu kosmetycznego – właścicielka zaczęła przyjmować rezerwacje przez Instagram, co okazało się strzałem w dziesiątkę. Nowoczesny system zapisu przyciągnął nowych klientów, którzy bez problemu rezerwowali terminy. Jednak gdy jedna z klientek zrezygnowała dzień przed zabiegiem, właścicielka musiała ponieść straty z tytułu nieodbytego zabiegu. To skłoniło ją do wprowadzenia zapisów
o zadatku oraz szczegółowego regulaminu, który teraz chroni interesy obu stron.
Właściciel salonu jest zobowiązany poinformować klienta o wszystkich istotnych kwestiach dotyczących usługi. Dotyczy to zarówno kosztów, sposobu realizacji, jak i polityki anulacji rezerwacji. Klient powinien wiedzieć, co dokładnie kupuje, jakie są możliwości rezygnacji oraz jak wygląda proces reklamacyjny. Dokładne informacje budują zaufanie i zmniejszają liczbę potencjalnych nieporozumień.
Case study: Zaprzyjaźniony salon fryzjerski wprowadził na swojej stronie szczegółowy formularz informacyjny przy każdej usłudze. Po dokładnym opisaniu dostępnych usług
i cen, ilość anulacji zmniejszyła się aż o 30%! Klientki doceniały możliwość łatwego zapoznania się z ofertą i mogły samodzielnie dobrać usługę do swoich potrzeb, co zmniejszyło ilość pytań i niedoprecyzowanych rezerwacji.
Zadatek to popularna forma zabezpieczenia finansowego stosowana w wielu branżach, szczególnie w usługach beauty, gdzie planowanie z wyprzedzeniem ma spore znaczenie. Przykładowo, w przypadku makijażu ślubnego, klientka może zostać poproszona o wpłatę zadatku, który zabezpiecza rezerwację terminu. Daje to większą pewność, że obie strony dotrzymają ustaleń i zmniejsza ryzyko odwołania wizyty w ostatniej chwili.
Case study: Gabinet stylizacji i wizażu – wprowadził zadatek w wysokości 20% ceny usługi dla klientów rezerwujących wizyty z dużym wyprzedzeniem. Klientki, które rezerwowały makijaż na wyjątkowe okazje, chętniej wpłacały zadatek, co zapewniało gabinetowi stały przychód nawet w sezonie letnim, gdy odwołania rezerwacji zdarzały się częściej. Dzięki tej praktyce właścicielka mogła pokrywać koszty stałe i minimalizować ryzyko finansowe.
Jeśli umowa na odległość zawarta jest z konsumentem, klient ma 14 dni na odstąpienie od niej bez podania przyczyny. W przypadku rezygnacji w tym okresie salon zobowiązany jest zwrócić zadatek. Przepisy te chronią konsumentów, ale przedsiębiorcy mogą zastosować wyłączenia, które są zgodne z prawem, np. przy rezerwacjach „last minute”.
Case study: Pewien salon stylizacji sylwetki – musiał zwrócić zadatek klientce, która zrezygnowała z usługi w ciągu 14 dni od zawarcia umowy na odległość. Właścicielka zrozumiała, że brakuje jej regulaminu obejmującego sytuacje wyjątkowe, więc zdecydowała się na jego doprecyzowanie. Wprowadziła zapis o braku możliwości odstąpienia przy rezerwacjach na 7 dni przed terminem. Pozwoliło to uniknąć strat związanych z odwoływaniem wizyt w ostatniej chwili, co jest powszechne przy nagłych zmianach planów klientów.
W przypadku umów zawieranych osobiście, zasady dotyczące zadatku działają odmiennie. Jeżeli usługodawca anuluje rezerwację, ma obowiązek zwrócić podwójną wartość zadatku. W odwrotnej sytuacji, gdy klient rezygnuje z wizyty, zadatek przepada na rzecz salonu, stanowiąc rekompensatę za niewywiązanie się z umowy.
Case study: Obsługiwana klinika kosmetologiczna – odnotowała przypadek, w którym klient zrezygnował z zabiegu na dzień przed jego wykonaniem. Zgodnie z polityką kliniki zadatek przepadał na rzecz usługodawcy, co pozwoliło częściowo zrekompensować straty wynikające z odwołanej wizyty. Dzięki jasnym zasadom klienci zrozumieli konsekwencje rezygnacji, a klinika zapewniła sobie stabilność finansową, szczególnie przy popularnych
i drogich zabiegach.
Przy rezerwacjach dokonywanych na krótko przed terminem realizacji, przedsiębiorcy mogą wprowadzić zasadę, że zadatek jest bezzwrotny. Jeśli klient rezerwuje usługę
z realizacją np. za 48 godzin, salon może zastrzec sobie, że zwrot zadatku nie przysługuje. Jest to legalne, o ile salon jasno poinformuje o takim warunku w regulaminie.
Case study: Popularne w sieci studio makijażu miało przypadek, w którym klientka zrezygnowała z zabiegu na godzinę przed wyznaczonym czasem. Dzięki nowemu zapisowi
w regulaminie, zadatek pozostał na koncie salonu, co zrekompensowało stratę związaną
z niewykorzystanym czasem pracy. Właścicielka, ucząc się na wcześniejszych błędach, postawiła na jasne zasady, co ułatwiło jej prowadzenie działalności i zabezpieczyło przed stratami w trakcie sezonowych wzrostów zainteresowania usługami.
Regulamin zawierający szczegółowe zasady dotyczące umów na odległość, rezerwacji, odstąpienia oraz zadatku stanowi fundament prowadzenia usług zdalnych. Przejrzyste
i zrozumiałe zasady pomagają uniknąć konfliktów, zabezpieczając interesy obu stron. Regularna aktualizacja regulaminu i wprowadzenie wyraźnych zapisów dotyczących zadatku to krok ku zwiększeniu stabilności finansowej i zaufania klientów.
Case study: Studio stylizacji paznokci – na swojej stronie internetowej zamieściło regulamin, który szczegółowo wyjaśniał zasady związane z rezerwacjami on-line oraz zadatkiem. Klientki ceniły przejrzystość, a studio odnotowało wzrost rezerwacji, ponieważ klienci czuli się bardziej komfortowo, wiedząc, jakie zasady obowiązują przy dokonywaniu zapisów.
Dzięki odpowiednim zapisom dotyczącym umów na odległość i zadatku salony mogą skutecznie planować swoją działalność, minimalizując straty wynikające z nagłych odwołań wizyt. Zastosowanie tych zasad buduje zaufanie klientów i zabezpiecza stabilność finansową w branży beauty, która opiera się na niezawodności oraz profesjonalizmie.
Nie wiesz jak stworzyć regulamin salonu beauty? Skontaktuj się ze mną >> ZOSTAW WIADOMOŚĆ
Jeśli interesuje Cię branża beauty zapraszam do lektury wcześniejszych artykułów:
27 października 2024 r.